出張手配サービスの
ご提案
「窓口1本化」による業務負担軽減、「見える化」による出張コスト削減、「危機管理」による安心安全の確保など、出張管理に必要な一連の流れを説明した資料です。
・出張旅費の最適化のためにHISができること
・出張手配システム＂HIS BTMPortal＂について
など、資料内でご紹介いたします。
HISによる出張管理の
メリット
煩雑な出張関連業務は法人契約にて全てHISにお任せください。
渡航費用や手続きの全体像を分析・見直すことでコストを削減し、システム化により業務効率化を実現、リスク管理の徹底を行います。
また、定期的な報告・改善提案を実施し、継続的な出張管理を支援します。
出張者の渡航中サポートはもちろん、予約者や管理者にとっても利便性向上に繋がります。
01
後払いによる
一括精算可能 ※要審査
一括精算可能 ※要審査
- 出張者様による出張費の立替え不要に。
- 個人による不適切な経費利用リスクを排除。
- データ連携により精算業務が効率化。
02
一括手配により
手配漏れを防ぐ
- 航空券、ホテル、鉄道、ビザ申請、保険、Wi-Fiなど、全てHISで一括手配。
- 手配集約で支払いはHISのみ！複数社への精算が不要に。
- 複数社への手配に比べ、手配漏れのリスクが軽減。
03
直接・間接・長期的
コストの削減
- 直接コスト
旅のプロであるHISが、最適な航空券を手配することで直接コストを削減。 - 間接コスト
出張申請から手配、精算まで一元管理。システムによる承認フローやオンライン予約導入により、出張管理面の間接コストを削減。 - 長期的コスト
購買傾向を把握し、適正なトラベルポリシーを構築し、効果測定を行うことで、長期的コストを削減。
04
出張者・管理者共に
業務効率化
- 出張者の業務効率化
・電話やメールといったオフライン予約、「HIS BTM Portal」を活用したオンライン予約をご用意。ご都合の良い予約方法を選択可能。
・旅行のプロが最適な航空券をご提案する為、ご自身で探す手間が削減。
・出張申請がオンライン上で可能に。
- 管理者の業務効率化
・「HIS BTM Portal」の導入で、24時間オンライン上で管理可能。
・出張申請の承認がオンライン上で可能に。
出張申請からオンライン予約、
経費精算までラクラク！
"HIS BTM Portal"
BTMの導入によりHIS独自開発の出張手配システムを活用して、出張の申請から経費精算まで、
出張に関わる業務を一貫して対応可能です。
出張規定や出張費用などの見える化を実現でき、サービスプロバイダーへの交渉やコスト削減などに貢献します。
出張管理システム
"HIS BTM Portal"導入事例
A社様 | 製造業
お客様の主な課題
- 現状のシステムが使いづらい為、見直したい。
- メールや電話で各社員が予約していて、取りまとめが煩雑。
- 複数の請求書があり、経理の負担が大きい。
- 危機管理体制を整えたい。
- 保険を担当している人事の負担が大きい。
提案
- 出張管理システムHIS BTM Portalの導入、包括保険
効果
- 予約から手配、精算まで一元管理できるようになり、業務工数が大幅に削減
- 保険付保もまとめてHISに依頼できるようになり、人事総務部の工数も削減
HISのポイント
HISでは航空券やホテル等の渡航手配はもちろん、企業様向けの保険に関する保険会社や保険プランの見直しでのコスト最適化と、企業様の手間が軽減される提案も行っています。出張業務全てをお任せください。総合的にバックアップいたします。
HISの出張管理による
コスト削減事例
-
例1
アパレル企業 A社
【削減プラン】
・4つの時間帯選択での最安値一本選択
・羽田利用は成田＋1万円以内
・予約は14日以内までに行うコスト削減額
約2,500万円（削減率8.3％）
-
例2
大手精密機器企業 B社【削減プラン】
各方面に目標金額（TAX・手数料込み）と
プリファードキャリアを設定
例：香港￥90,000 （CX）、上海￥100,000（MU）コスト削減額
約2,800万円（削減率12.3％）
-
例3
大手ゴム製品企業 C社【削減プラン】
各方面にプリファードキャリアを設定。
最安値を選択しない場合は必ず理由を確認し、
経営企画室に報告する（リーズンコードの設定）コスト削減額
約1,500万円（削減率5.2％）
海外出張のよくある質問
- 出張関連業務を一元管理する際の出張者、手配代行者、出張管理者それぞれのメリットを教えてください。
-
出張申請から予約、精算まで一元管理が可能となります。予約はスムーズに、出張先での出張者様の安全をサポートし、コスト削減にも繋がります。 詳しくは 「BTM（ビジネストラベルマネジメント）」ページでご紹介しておりますので、ご参照ください。
- 出張の手配や管理がスムーズにできる管理システムは何かありますか？又は出張にかかわる業務負担を軽減する管理システムはありますか？
-
企業規模や業種にかかわらず、あらゆる企業様にご利用いただける出張管理システム「HIS BTM Portal」があります。出張の申請から経費精算まで出張にかかわる業務を一貫して対応可能なシステムです。
- 法人契約した際のサポート内容を教えてください。
-
旅行手配はもちろん、現地での緊急時・有事の際のサポート、定期的な渡航実績の分析等、さまざまなサービスをご用意しております。渡航前・渡航中・渡航後までフォローいたしますのでご安心ください。詳しくは 「出張手配 -ワンストップサービス-」をご参照ください。でご確認ください。
- 海外出張中に有事があった場合の対応方法を教えてください。
-
感染症・テロ・自然災害など、多様化かつ頻発する海外出張時の危機発生時に会社はどのように対応すべきか、出張者はどんな行動をとるべきかが重要となります。詳しくは「リスク管理（危機管理）」ページをご参照ください。 また、HISでは有事対応のあり方をマニュアル化し、有事への備えを提案いたします。 「危機管理マニュアル」でご確認ください。
各国の渡航情報・現地情報
| 国名 | パスポート残存有効期間 | 査証 | 詳細 |
|---|---|---|---|
| アジア | |||
 韓国 |
入国時3ケ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | 韓国の出張情報を見る |
 香港 |
入境時1ヵ月＋滞在日数以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | 香港の出張情報を見る |
 中国 |
入国時6ヵ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | 中國の出張情報を見る |
 台湾 |
帰国時有効なもの | 不要（観光）、不要（ビジネス） | 台湾の出張情報を見る |
 ベトナム |
入国時6ケ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | ベトナムの出張情報を見る |
 タイ |
入国時6ケ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | タイの出張情報を見る |
 フィリピン |
入国時6ケ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | フィリピンの出張情報を見る |
 シンガポール |
入国時6ケ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | シンガポールの出張情報を見る |
 インドネシア |
入国時6ケ月以上 | 必要（観光）、必要（ビジネス） | インドネシアの出張情報を見る |
 インド |
申請時6ケ月以上 | 必要（観光）、必要（ビジネス） | インドの出張情報を見る |
 ミャンマー |
入国時6ケ月以上 | 必要（観光）、必要（ビジネス） | ミャンマーの出張情報を見る |
 マレ―シア |
入国時6ケ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | マレーシアの出張情報を見る |
| ヨーロッパ・中東 | |||
 イギリス |
帰国時有効なもの | 不要（観光）、不要（ビジネス） | イギリスの出張情報を見る |
 フランス |
出国時3ヵ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | フランスの出張情報を見る |
 イタリア |
出国時90日以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | イタリアの出張情報を見る |
 ドイツ |
出国時3ヵ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | ドイツの出張情報を見る |
 トルコ |
入国時150日以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | トルコの出張情報を見る |
 アラブ首長国連邦 |
入国時6ケ月以上 | 不要（観光）、不要（ビジネス） | アラブ首長国連邦の出張情報を見る |
| 北米・中南米 | |||
 アメリカ |
帰国時有効なもの | 必要（またはESTA） | アメリカの出張情報を見る |
 カナダ |
出国予定日＋1日以上 | 必要（またはeTA） | カナダの出張情報を見る |
 メキシコ |
帰国時有効なもの | 不要（観光）、不要（ビジネス） | メキシコの出張情報を見る |
| ビーチ・オセアニア | |||
| ハワイ |
帰国時有効なもの | 必要（またはESTA） | ハワイの出張情報を見る |
 オーストラリア |
帰国時有効なもの | 必要（またはETA） | オーストラリアの出張情報を見る |
HISのポイント
出張管理システムHIS BTM Portalは海外・国内どちらの出張にも対応可能な為、スカパー様のように海外・国内ともに出張が多い企業様には最適なシステムです。操作も簡単でオンライン上で誰でも手配可能となり、予約状況の可視化にも繋がるので、管理面でも利便性が向上します。