出張旅費の最適化（BTM/ビジネストラベルマネジメント）
コントロール可能な出張費を削減し、効率化のシステム運用、需要が増す危機管理への投資原資に。
単なるコスト削減から、本当に必要な投資のためのコスト最適化を実現する。
ポストコロナ時代の出張手配は従来に増して慎重性が求められます。
従来型のBTMは、渡航費用の全体を分析し、どのようにコストを削減するか、また、渡航手続きの全体像を見直し、システム化による業務工数を削減させることを主な目的とし、出張規定の策定や承認経路・経費精算経路等についての複合的なコンサルティングを行っておりました。
ニューノーマルといわれるWithコロナの時代においては、上記の従来型のBTMでは不十分といえます。
ポストコロナ時代においては従来型のBTMに加え、どのような危機管理が必要か、渡航に必要な手続きはどのように進める必要があるか、海外展開に際して現地の情報を従来型のBTMで削減したコストを、ポストコロナ時代の業務渡航に必要な内容に投入するか、そのバランスコントロールこそ、新時代のBTMに必要な要素と申し上げられます。
ビジネストラベルマネジメントサイクル
一定の期間で蓄積された貴社渡航データをHISの購買実績（約6,000社）に基づいて分析し、分析結果をもとに出張ポリシーの改善提案を行います。決定されたポリシーの運用を遵守するよう、管理セクションの方々と定期的に検証し、購買自体を管理・統制していきます。また出張経費を直接削減するべく、航空会社に対して分析結果に応じた交渉をさせていただきます。これにより、会社の内部と外部の二方向から経費の削減が可能となります。
- ①プランニング（旅行計画）
- ②購買分析とレポーティング
- ③コンプライアンスの監視
- ④渡航者のモニタリングと安全
- ⑤ポリシー設定支援
- ⑥各サプライヤー交渉
- ⑦BTM導入準備及び
トレーニング支援 - ⑧危機管理・安全対策の提言
- ⑨海外情勢のレポーティング
- ⑩出張・進出支援の実施
導入メリット
旅行者に対して
出張がスマートになる
予約だけでなく渡航中のサポートも充実。外出先からの予約、旅程の管理、フライト遅延連絡などをサポートし、仕事に集中できる環境を提供。
渡航中の安全をサポート
現地の危険情報、感染症情報を収集し、必要に応じて迅速かつ正確な情報を発信します。緊急で退避が必要な場合は、緊急避難、安全確保措置を実施可能で渡航時のリスクを最小変におさえ、また感染症を防止するための衛生用品の携行や安全性が担保された宿泊施設等を手配するので、安心してビジネスに集中していただけます。
間際の旅程変更についてのサポート
急な出張変更や乗り遅れなどのトラブルについても、エアポートアシスタンスや24時間サポートなどサポート窓口を常設しています。
秘書や手配代行者に対して
簡単なオンライン予約
操作性に優れたオンライン予約システムで旅程検索や予約が直感的に行えます。
経験豊富なオペレーター
手配については経験豊富なオペレーターがサポート。
現地情報の共有や対象国への渡航に必要な手続き、書面など、複雑化する情報を整理してお伝えすることで、安全で確実な手配を実現可能です。
旅程の共有、渡航者のトラッキング
旅程は出張者にもメールで自動共有。さらにトラッキングも可能。
現地有事情報や感染症情報を必要に応じて出張者とともに共有することで、出張者に起こり得るリスクを連携して低下させていきます。
管理者に対して
コスト削減のポイント
『複数の旅行会社を比較』と『複数のエアラインを比較』のどちらが、出張費削減に有効でしょうか。
現在、公示運賃利用が中心のため、旅行会社による航空券の価格差はなくなっています。そのため、手配オーダーフローや精算手続きの統一による効率化と最適航空券選択が、コスト削減の重要な要素となっています。
レポーティング、データ管理
単なる渡航データの集計だけではなく、渡航者の購買行動の可視化からサプライヤーとの交渉の基礎データの作成まで、目的に応じたデータ分析を提供しています。また、一出張手配及び旅費精算に要する時間は、1件3時間から4時間といわれています。旅行プログラムをあらゆる角度から見直し、効率化を実現するソリューションを提供しています。
危機管理及び内部統制管理
利用者の購買動向の可視化から、システムによる承認フローの提供、購買理由や出張規定の遵守状況のレポーティングなど、旅行ポリシーを適切に管理するためのサービスとサポートを提供します。
また、メインの渡航先の危険情報をレポーティングし、必要な安全対策の提言や出張者・赴任者向けの安全セミナーの実施など、会社としてとるべき危機管理についての包括的なサポートを実施します。
データマネジメント（出張旅費の最適化/BTM）
出張コスト最適化のコンサルティング
・出張に行く社員に負担をかけたくないが、コスト削減や見直しはしたい
・現行の旅行会社とコンサルティングサービスの比較をしたい
・コスト削減はしたいが、管理者サイドの業務はこれ以上増やせない
お客様が達成したい目標に向けて、ご状況を応じたコスト最適化プランを専門チームが考えます。定期的な報告と提案を実施し、継続的な出張管理を支援します。
データマネジメントの
サービスモデル
1.ヒアリング
- 経営課題や業務等のヒアリングを実施
- 経営計画から項目毎に達成目標を設定
2.データ分析
- データ収集とデータ分析を実施
- 出張に関わるデータを多角的に分析
3.結果報告
- 現状把握と経営目標に対する分析を実施
- 購買傾向の分析や逸失削減額をご提示
4.業務改善提案
- 企業様毎の課題に合った改善提案を実施
- 企業契約交渉の代行とどのように運用すれば、目標達成できるかをご提案
5.オペレーション
- 改善提案に沿った出張手配まわりのオペレーションを実施
- 工数のかかる業務をHISへアウトソースして最適化と業務効率化の実現を支援
企業様のお悩み
コストは下げたいけど現状の把握に時間がかかる
- 毎月エクセルのレポートが送られてくるが、統合するだけでも大変な作業
- 複数の旅行会社各社のフォーマットが異なり項目も統一されていないので、途方もない作業になる
意思決定に必要なデータ分析にスピードが求められる
- 経営層への報告に、それほど時間をかけられない
- 働き方改革のさなか、残業にかける時間とコスト削減効果のバランスが謎である
コスト削減方法を知っていてもそれが正しいのか自信がない
- 航空券やホテルの削減方法が分からない
- 出張に行く社員に負担はあまりかけたくない
データの可視化・
気づき・対策のご提案
貴社の出張データを分かりやすく可視化し、改善ポイントをお伝えします。
貴社の風土に合った運用を検討し、無理のないコスト削減プランをご提案します。
※以下のチャート内の数値は実際のものとは異なります
出張管理システム"HIS BTM Portal"
- 内部統制
- 危機管理
- 出張者の利便性向上
- コスト削減
- 手配効率化
企業規模や業種にかかわらず、あらゆる企業様にご利用いただける、出張管理システムです。
お客様のご要望に合わせて最適なツールをご提案いたします。
出張ではオンライン予約サイトのご利用で、スムーズな手配が可能です。
なによりご出張者様の利便性向上を追求したシステムです。
- ポータル機能
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- 出張旅程を一元管理できる
- 国内の予約サイトに接続できる
- 海外の予約サイトに接続できる
- 災害時のリスクマネジメントが可能
- スマホ対応
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- 外出先からでもスマホで予約可能
- スマホ操作に適したデザイン
- スマホアプリによる危機管理
- その他機能
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- 経費精算システムへのデータ連携
- 利用実績レポートの出力
- 出張申請機能
- インボイス制度（適格請求書等保存方式）に
対応した請求書の出力
出張の申請から経費精算まで出張にかかわる業務を一貫して対応可能なシステムです。
出張規定や出張費用などの見える化を実現でき、ガバナンス強化や出張間接コストのムダ削減に貢献します。
海外オンライン予約サイト：HIS Biz、VACATION、HRS
国内オンライン予約サイト：ANA Biz、じゃらんコーポレートサービス、JALオンライン、ビジネスえきねっと
- オンライン予約
- 国内・海外の飛行機やホテルのオンライン予約が可能です。
また、企業契約レートなどもオンライン予約に対応しており、場所や時間にとらわれない出張予約が可能です。
- 手配情報の集約
- オンライン予約したチケットも、オペレータに依頼したチケットもマイページで確認することができます。
手配情報を集約することで、出張中の旅程管理や経費精算などの業務効率に役立ちます。
- 経費精算システムとのデータ連携
- 経費精算システムとのデータ連携により、 HISで手配した出張経費の精算業務の効率化が実現できます。
経費に関する間接業務の削減にもつながります。
- 出張申請・承認
- 出張申請機能を実装しております。
企業様に応じて細かい設定作業が可能であり、運用までサポートします。
- トラベルポリシーコントロール
- 出張規定にあった検索結果を表示しますので、出張規定を確認することなく、安心して航空券の予約手配が可能です。