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出張管理システム"HIS BTM Portal"の導入で管理者・出張者ともに業務効率がアップ

公開日:
出張管理システム「HIS BTM Portal」の導入で管理者・出張者ともに業務効率がアップ
課題
  • 人の手を介した出張手配では工数がかかる
  • システム導入で業務を効率化させたい
  • 出張者の旅程を把握しきれない部分があった
提案
  • 出張管理システムHIS BTM Portalを導入による
    手配集約、一元管理
効果
  • メールや電話での手配に関するやり取りが大幅に減り、
    業務工数が削減
  • 出張旅程を一元管理できる

ビジネスの軸の一つである宇宙事業では、グローバル展開も進めていることから、北米・ヨーロッパ・アジアを中心に海外への出張も多いスカパーJSAT株式会社様。もともと別の旅行代理店を利用していたスカパーJSAT株式会社様が代理店を切り替え、出張管理システムHIS BTM Portalの導入に至るまでの経緯、導入後の効果を管理担当の益山様にお伺いしました。

システムを導入しようと思った背景とは

新型コロナウィルスの影響で今まで利用していた旅行代理店のスタッフ縮小による対応の遅れ、手配担当者の変更により、人の手を介した手配方法のみでは安定しないと感じていました。国内・海外ともに出張が多いため、システムを導入することで可能な限り業務を効率化させ、誰でも手配ができる環境をつくりたいと切り替えに至りました。

スカパーJSAT株式会社 経営管理部門 人事部福利厚生チーム 兼 基幹システム全社最適化CFT 益山 星護様

出張管理システム"HIS BTM Portal"導入の決め手は2つ

旅行代理店の切り替えにあたっては複数社にお声がけをさせていただきました。
その中からHISを選んだ大きな決め手は、2点です。

POINT
・出張管理システムHIS BTM Portalは、国内と海外の手配サイトの入口が同じであったこと
・システムを利用した手配に集約させることで経費削減ができること

導入にあたり、出張者自身が手配をしているため、わかりやすく誰でも簡単に操作ができ、ひとつのシステムで完結できるものを望んでおりました。
システムで手配ができたとしてもサイトの入口が複数あることで、操作方法などの問い合わせが増えてしまい、反って手間がかかってしまうことを懸念していました。 しかし、HIS BTM Portalは1つのプラットフォームで手配を完結させることができるため、出張者からの利用に関する質問も少なく、スムーズな手配ができています。 また他社のシステムに比べ、導入費用を安価に抑えることができたことも決め手となりました。

"HIS BTM Portal"を導入後の率直な感想・効果を感じる点

導入当初は、セキュリティの問題で一部サイトでの不具合はあったものの、問題なく運用できています。 利用を開始してから半年後に出張者へアンケートを実施した結果、以下の意見があがりました。

POINT
・海外出張を手配するうえでメールでのやり取りが減り、業務工数の削減に繋がっている
・システムで予約が完結できる中でも、HISの手配担当からよりよい提案をしてくれるため助かっている

管理者としては、出張者と旅行代理店との間で調整する立場でもあるため、システム導入前は出張者から問い合わせがあった際に状況が把握できずに対応に困っていたが、導入によりHIS BTM Portalから予約状況を可視化することができるため、迅速な対応ができる点に利便性を感じています。

出張を取りまとめている中で工夫されている事

導入時に出張者への説明会やサポート、周知を徹底させたことにより、手配は出張者に任せ、部署で承認するフローを組んでおり、普段の業務としては精算管理のみと効率化できています。 システムの導入により、予約の際に出張者がシステムから精算部署の確認・変更ができるようになっているため、各自で振替の申請をしていた作業がなくなり、導入前よりも効率化に繋がっています。
また、半期に一度の改編の際はまとめてデータのクレンジングの依頼ができるためこのようなサポートもいただき助かっています。

出張管理システム"HIS BTM Portal"に今後期待すること

システムで一元化させたいため、JR(新幹線)や海外発着の航空券、周遊する出張手配もHIS BTM Portal内ですべて完結させることができたら、ますますの利便性向上と業務工数の削減に繋がると考えています。

※2023年11月にJR、2024年2月以降に海外発着の航空券にも出張管理システムHIS BTM Portalで対応できる予定です。

HIS営業担当からの一言

海外・国内どちらの出張にも対応できるシステムがご希望との事で、当時新たにリリースいたしました「HIS BTM Portal」が、お役に立てると考え、ご提案をさせていただきました。
システム導入当初は様々な課題に直面いたしましたが、益山様がご出張者様と弊社の間に入ってくださっているおかげで今ではたくさんの社員様にご利用いただいております。 今後も継続してご利用いただけるために、より使いやすく、より便利なシステムを構築し、ご提供してまいります。

(HIS法人営業本部 第一販売部 BTM営業企画チーム 高橋)

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