これを読めば安心！
"初心者"旅行幹事さんのはじめの一歩

1位　料金・予算・日程

「予算が限られているので最終費用で方面は決定する」
「業界の閑散期（顧客の理解）を考慮しなくてはいけないので日程は大事」
「円安が進んでいるので予算内に収まるかどうかが重要」

「料金・予算・日程」はコロナ禍前も同様に重要視されていたポイントになります。
予算や日程については各企業・団体によって異なるので一概には言えませんが、予算と日程に余裕がある場合は海外を旅行先に選択したり、予算はあるけど短い日程でしか旅行ができない場合は近場で宿泊ホテルやお食事を豪華にするケースなどが一般的です。
また、海外を希望される場合には円高円安などの世界情勢についても確認しておくとお得に出発が可能です。

関連情報｜ コロナ禍における社員旅行にオススメの方面とは？～入国制限と旅行費用から考える～

2位　感染対策・サポート体制

「参加者が安心してツアーに参加できて、安全に帰国できるかを重要視」
「昨今のコロナウィルスの状況を踏まえて検討したい」
「海外の状況やリスク度合いが不明なまま催行できない」

新型コロナウィルス感染症について、まだまだ不安に感じている幹事さんは多くいらっしゃいます。
次項で紹介しているオンライン型であれば感染リスクを下げることが可能ですし、リアルな社員・団体旅行においても様々な感染症対策をたてて準備をすることで安心・安全な旅行が実現できます。

関連情報｜ HISの新型コロナウィルス感染症拡大予防対策

3位　社員が多く参加できるか

「日程や場所などを考慮して多くの社員に参加してもらいたいため」
「できるだけ多くの社員と体験を共有したい」

社員・団体旅行の目的のひとつが「コミュニケーションの促進」です。
一部の従業員しか参加できないとなると、せっかく催行した旅行の効果も半減してしまいます。
家族がいる従業員は長い期間の旅行に参加しづらかったり、自己負担額が高すぎる旅行も参加率を下げることに繋がる可能性があります。
参加者全員の希望を叶えることは難しいかもしれませんが、事前にアンケートを取るなどして参加者の希望と旅行内容の乖離を減らす工夫をすると良いでしょう。

4位以下は下記の通りになりますので参考にしてみてください。

4位　観光や食事、宿泊施設が充実している
「どの年代も楽しめる場所が良いため」
5位　チームビルディングやそこでしかできない体験ができる
「会社の発展を目指したいから」

① オンライン型

すでにコロナ禍においては定番化しつつあるオンライン旅行です。
新型コロナウィルスが拡大する以前は考えもしなかった発想でしたが、今では感染リスクを伴わず人と人とを繋げられる最適な旅行形態となっています。
実際に移動しなくても良いので、時間をとられることがないことも新たな発見になりました。
複数都市に中継を繋いで、お食事を自宅にデリバリーしたり、現地からお土産が届くようにしたりと、様々な種類のオンラインツアーから企業様にあったツアーをお選びいただけます。

② 感染対策万全でのリアル催行型

パンデミックが収束してきている今、コロナ禍前と近い状況で旅行ができる環境が整いつつあるとはいえ、感染対策はしっかりと行っていかなければなりません。
各旅行代理店では安心・安全に旅行が催行されるための様々な感染防止対策や提案をしております。
下記は、HISの感染防止のための対策・提案の一例です。

【HISの新型コロナウィルス感染症拡大予防対策一例】
・運送機関、食事箇所、観光施設、体験プログラム等について適切な感染防止対策がとれるかを事前確認をしたうえでの利用施設選定
・参加者にポータブル消毒液やマスク、シャンプーなどの個別包装アメニティを用意
・宴会・各種パーティの受付管理は直接接触を避けたバーコード受付
・観光やアクティビティに参加する場合、第三者接触を避けるための貸切りプランを提案

関連情報｜ HISの新型コロナウィルス感染症拡大予防対策

各旅行代理店では、感染対策にも配慮しながら手配を行っております。
実際に社員・団体旅行を催行する場合は、参加者により安心してお楽しみいただけるよう、実施内容と合わせて感染対策についても相談しながら進めていきましょう。

③ ハイブリット型

こちらは、国内外問わずに様々な場所に拠点がある企業で活用できる形態です。
メンバー全員で参加するのは難しいけれど、各拠点ごとに実際に集まり、その拠点をオンラインで繋いで催行します。
一度に集まる人数を減らし感染リスクを下げつつも、実際に社員同士のコミュニケーションもとれるのでオンラインとオフラインの両方のメリットがあります。
小規模でも人を集めて実際に社員・団体旅行を催行したい幹事さんは参考にしてみてください。

このように、ウィズコロナ時代ではこれまでの社員・団体旅行ではなく新しい形態の社員・団体旅行が生まれてきています。
旅行の催行が決まったら幹事さんは、その時の社会情勢や企業の方針に配慮してどのような形態で旅行を催行した方が良いか参考にしてみてはいかがでしょうか。

① 社員旅行の目的・旅行先候補を決める／社員にアンケート調査を実施

社員旅行実施の目的を明確化させましょう。
行先の選定の参考になるだけでなく、今後旅行内容を決める際にも決めやすくなります。
また社員にアンケートを取り、行先を決定する企業様が多くいらっしゃいます。
社員の意見を取り入れることで、社員旅行の満足度もあがるでしょう。

関連情報｜ 2022年版行ってみたい旅行先ランキング（海外編）

② 日程・旅行先・予算を決める

アンケートを元に、日程・旅行先・予算を仮決定しましょう。
まず、旅行にどのくらいの日数がとれるか、一人あたりどのくらい予算を負担できるかについて決めておくと、旅行先を決定しやすいです。

③ 旅行内容を決める

旅行先までの移動手段・滞在ホテル・観光・パーティー内容等、旅行内容をある程度決めておくと、お問合せの際に希望の旅行内容が伝わりやすいです。

④ 旅行会社に問い合わせをする

旅行会社によって様々なプランの提案がありますので、複数の旅行会社に聞いてみましょう。

｜面倒な作業は全て旅行会社のシステムにまかせよう

参加者へのメール送信、パスポート情報やビザ申請状況の確認、部屋割り希望など、幹事さんは参加者からの情報を整理する事がとても大変です。
そんな幹事さんの業務をサポートするシステムが旅行会社にはあります。
面倒なとりまとめは旅行会社におまかせしましょう！ここでは、HISで利用をしているシステムの一部をご紹介いたします。

・一斉送信
募集から出発まで、参加者への連絡は少なからず複数回ある全員への連絡を、幹事さんが参加者全員をCCに入れること無くメールを送信。
・各種問い合わせ専用フォーム
参加の可否や希望旅行先・希望日程・部屋割り等の事前情報から、パスポート情報や保険加入等の個人情報、さらには参加者から来た質問を幹事さんがまとめる事なく、専用フォームからダイレクトに旅行会社へ連絡が可能です。

｜頭を悩ます意外な落とし穴を事前に把握しよう

幹事さんの頭を悩ます意外な落とし穴は、この３つ！事前にポイントを把握し、対策をしていきましょう。

・食事
リアル催行型のパーティーや、オンライン型のお土産品を選ぶ際に、頭を悩ますのが、「食事のアレルギー」。アレルギーに関しては特に注意が必要です。また最近では、食習慣から特定の肉や魚を食べない人も増えています。参加者の食事に関する情報は、事前に情報収集しておきましょう。
・キャンセル
キャンセル期限やキャンセル料を幹事さんだけが把握していて、参加者は知らなかったという場合が多発しておりますので、必ずご案内しておきましょう。
キャンセル人数によっては、部屋割りや貸し切りバスの大きさ等を変更する事になり、旅行代金が変わってしまうこともございますので注意しましょう。

・部屋割
リアル催行型では、出発の約1〜2月前に部屋割りの提出が必要です。 その際に、必ず相部屋希望者が合わないケースが出てきます。

例えば、
（例1）ＡさんとＢさんは相部屋希望だが、ＣさんはAさんとの相部屋希望
（例2）ＡさんはＢさん、ＢさんはＣさん、ＣさんはAさんとの相部屋希望

このような場合、部屋割調整のお願いをする必要があります。旅行会社経由でご本人に連絡することも可能ですのでご相談ください。

いかがでしたでしょうか？
初めて社員・団体旅行の幹事をする方や久しぶりに幹事を任された方は、不安を感じることも多いのではないでしょうか。
このコラムを読んで少しでも幹事業務に役立てていただければ幸いです。
HISでは企業ごとに様々なプランをご提案させていただきます。ぜひお問い合わせをお待ちしております！