検討から出発までの全体スケジュール
社員旅行は人数が多い分、個人旅行より計画や手配に時間を要します。
「思っていた以上に時間がなく、慌ただしく出発の日を迎えることになってしまった・・」とならないよう、社員旅行がどのようなスケジュールで進められるのか、まずは全体の流れを抑えておきましょう。
人気の出発時期とは
2023年1月〜2023年4月の期間、HIS法人営業本部宛にいただいたお問合せの状況は以下の通りです。

問い合わせ状況を見てみると、6月、10月頃の出発が人気のようです。
これらの時期が選ばれている理由について探ってみましょう。
選ばれる理由① 個人旅行の閑散期であるため
個人旅行のピークは、皆様もご存じの通り、ゴールデンウィーク、お盆、シルバーウィーク、年末年始など、多くの方がお休みの時期です。ピークの時期は飛行機やホテルだけではなく、観光地も混雑しております。オフシーズンであれば、比較的ゆったりと楽しむ事が出来るため、この時期を選択されている企業様が多いのではないでしょうか。
選ばれる理由② 料金が安い
個人旅行のピーク時に旅費が高くなる大きな要因は、安い航空券やホテルの枠が埋まってしまっており、高い航空券やホテルしか空いていないからです。そのため旅行に出発する方が少ない時期であれば、航空券もホテルも空いている事が多く、空いている席や部屋が多ければ、料金が安くなりやすいです。
選ばれる理由③ 業務や家庭でのスケジュール調整がしやすい
年度が変わる3月から5月は部署異動などが活発な時期です。さらにプライベートでも新生活が始まる方が多い時期でもあります。また12月・1月の年末年始は取引先への挨拶周りなどでバタバタしてしまうので、6月・10月は比較的業務やプライベートへの支障が少なく、選ばれるケースが高いのかと思われます。
ここが行き時!出発時期に迷わないための5つのポイント
現在の問い合わせ状況も踏まえ、時期選びを失敗しないための5つのポイントをまとめました。これから社員旅行の実施時期を選ぶ企業様は、ぜひご参考にしてみてください。
【1】個人旅行の閑散期を狙う
まずは、航空券やホテルが比較的安い時期である個人旅行の閑散期を狙ってみましょう。旅費が安く収まれば、その分の予算をパーティーや観光など現地滞在費に回すことができます。社員が望む旅行を叶えるためにも、お得に出発できる時期を知り、時期選びの候補にしましょう。
【2】業務に支障が出ない時期を選択する
会社によって繁忙期はまちまちだと思いますが、繁忙期や決算の時期の出発は社員の負担も大きくなります。社員の方の業務への負担が少ない時期を選ぶようにしましょう。
【3】プライベートを配慮した上での時期設定を考える
ワークライフバランスを重視する社員の方や企業様も多くいらっしゃるかと思います。より多くの社員の方に参加してもらえるよう、大型連休などプライベートに影響が出る時期での出発は避けて選んでいきましょう。また家庭を持つ社員の方が多い場合は、学校行事や家族行事がある時期などを考慮した上で設定すると参加しやすい旅行になるかと思います。
【4】旅行先で快適に過ごせる時期かどうかを確認する
例えば、日差しが強く気温が高い時期や雨が多い時期は快適に社員旅行を楽しむ事が出来ないですよね。そのため、既に行き先が決まっている方は社員たちが快適に過ごせる時期かどうかも確認し、時期選びをしましょう。 国内の場合は観光しやすい気温の春や秋、海外の場合は旅行先のベストシーズンに合わせて出発時期を選ぶ事で、社員の満足度の向上にも繋がることでしょう。
【5】旅行先で実施しているイベントに合わせて検討してみる
その土地ならではのイベントが楽しめる時期に合わせて、出発時期を検討してみるのはいかがでしょうか。旅行先ならではのイベントに参加することで、普段の仕事では得られない新たな刺激や経験を得られたり、社員のコミュニケーションが活発化しエンゲージメントが高まるかもしれません。
決め時はいつ? 旅行会社へお問合せするベストなタイミングとは?
2023年1月~2023年4月にHIS法人営業本部へお問合せをいただいた方は、出発予定日のどれくらい前にお問合せをいただいているのでしょうか。

お問合せ状況を見てみると、4ヵ月〜5ヵ月前に問い合わせを多くいただいているようです。
よくお問合せ時に「どれくらい前に予約をすべきなのか」とご質問いただくケースが多いですが、上記グラフからもわかるように企業様によって問い合わせ時期が異なるため、必ずこの時期に予約をしなくてはいけないという時期はございません。
しかし、ご希望いただいている時期の予約状況により料金変動をするため、もし検討している・実施が決まっているという場合は出来るだけお早めにお問合せください。
Check!
現在、数年ぶりに渡航を検討される方が、ビジネス・レジャー共に増加している事から、国内外共に飛行機・ホテルの予約が混み合っております。
社員旅行や団体旅行はレジャーの旅行と異なり、多くの座席や客室を確保するため、直近のお問合せですと空いておらず、ご希望を叶える事ができないケースも多々発生しております。
そのため今からご予約される場合は、動き出しが早い企業様ほどご希望を叶えやすくなりますので、例年よりお早めにご検討ください。
早期問い合わせのメリット
【1】料金
早い時期に問い合わせをいただくことで、安い席が確保でき、お得に出発が出来る可能性が高くなります。また航空会社やホテルの選択肢が広がるため、ご希望にあった旅行を組みやすくなります。 ホテルや航空券が安くなる分、食事を豪華にしたり、オプショナルツアーを追加する等、滞在費に回し、内容の充実した社員旅行を計画する事が出来るかもしれません。
【2】検討期間
通常の旅行と異なり、多くの座席を確保したり、様々なアレンジをする社員旅行・団体旅行は、予約内容によって通常のキャンセル規定と異なり、90日前や60日前からイレギュラーでキャンセル代金が発生する場合がございます。決めた瞬間からキャンセル代金が掛かってしまうと、後から「追加アレンジしたい」「内容変更したい」という事が難しくなってしまいます。そのため動き出しは早ければ早いほど内容にこだわる事が出来ますし、内容もじっくり検討しながら旅程を組む事が出来るでしょう。
Check!通常のキャンセル規定は?
国内旅行:20日前
海外旅行:30日前
問い合わせ時に決めておくこと
お問い合わせ・お見積り依頼の際に確認しておく項目は以下の通りです。より具体的に内容が決まっているほど打ち合わせもスムーズになります。
Check!
【必ず確認しておく項目】
実施希望時期
希望の方面(複数方面も可)
人数
現地でやりたいこと(チームビルディングやパーティーなど)
予算
【決めておくと打合せがスムーズになる項目】
男女構成や年齢
フライト条件、発着空港、希望時間帯
希望ホテル、部屋数/お部屋タイプ
観光条件
食事条件
いかがでしたでしょうか?
ぜひ団体旅行の計画する際に、参考にしていただければと思います。
当社では、さまざまな要素を踏まえてお客様のニーズを捉えた提案をさせていただきます。社員旅行・団体旅行・グループ旅行などを検討される際は、どうぞお気軽にお問合せください。