出張管理システム
"HIS BTM Portal"
出張の申請から経費精算まで出張にかかわる業務を一貫して対応可能なシステムです。出張規定や出張費用などの見える化を実現でき、ガバナンス強化や出張間接コストのムダ削減に貢献します。
海外出張旅費の最適化～コスト削減のポイント～
海外出張はビジネスの一環として欠かせないものですが、その費用は企業の経費を大きく圧迫する要素の一つです。グローバル化により、社員の出張頻度が増え、出張費の支出を考える企業様も多いかと思います。
本コラムでは、海外出張旅費を最適化するためのポイントをご紹介いたします。
INDEX
海外出張旅費の最適化で期待できること
直接・間接コストの削減
コスト削減には直接コスト・間接コスト2つの要素があります。
海外出張で考えた場合、以下の項目に分けることができます。
〈直接コスト〉
航空券・ホテル代金など、これらのコストを適切に管理し、無駄を省くことで全体の経費削減に繋がります。
例
・航空券/送迎/レンタカー
・ホテル
・WiFiやSIMカードなどの通信機器
・VISA（査証）/保険 など
〈間接コスト〉
出張における間接コストとは主に「時間」が関係してまいります。出張の計画や手配、精算などを効率的に行うことで、社員の業務負担を軽減し、本来の業務に専念できる環境を整えることができます。
例
・承認にかかる時間
・経費精算にかかる時間
・コスト管理にかかる時間 など
コンプライアンスの遵守
出張費の管理を徹底することで、不適切な経費の使用を防ぎ、企業のコンプライアンスを確保します。また、明確なルールを設けることで、社員の間での公平性を保つことができるため、社員の満足度向上へも繋がります。
コスト削減のポイント
データの分析
出張の頻度、目的地、出張者の傾向などをデータ分析することで、無駄な出張を削減したり、より良い出張プランを立てることが可能になります。また、出張費用を分析することで、予算の適正化や必要な経費の見直しも行えます。
定期的に出張規定を見直す
最近の為替や物価の急激な変動により、航空券やホテル代金が高騰している印象がありますが、出張を管理し、定期的に規定を見直すことで、適正な予算の確保が可能となり、無駄な出張費を削減し、イレギュラーな出張費申請や承認をなくすことができます。
出張頻度を見直す
そもそも本当に必要な出張なのかを見極めることはとても重要です。最近では、オンライン会議も普及しており、訪問先へ行かずに必要な話し合いやコミュニケーションをとることも可能です。
必要か不要かオンライン会議など代わりの方法で対応できるかなど、それぞれのメリット・デメリットを考え、使い分けましょう。
航空券・ホテル代金を見直す
為替相場の変動、原油価格の高騰、座席供給数の不足など、様々な要因により航空券やホテル代金の高騰は避けられません。しかし、これらの情勢による影響は、以下のように選択肢を増やすことでコスト削減につなげることが可能です。
出張日程が早めに決まっている場合は早期に航空券・ホテルを確保する
複数の航空会社で比較する
出張日程を前後数日などフレキシブルに検討する
CHECK
関連コラム
2023年の海外出張の動向は？見直すべきポイントを解説！
支払方法の変更
出張費用のコスト削減において、一括払いや法人向けクレジットカードの利用は効果的です。 一括払いを行うことで、支払い手続きの手間や時間を大幅に削減することができたり、支払いのタイミングを一定に保つことができ、予算管理がしやすくなります。 法人向けクレジットカードの利用は一括請求や詳細な利用明細の提供など、経理業務の効率化にも寄与します。これにより、出張費用の精算作業が簡素化され、管理者の業務負担を軽減することが可能となります。
旅行会社と法人契約する
旅行会社と法人契約をすると、他社やネットエージェントでは扱っていないその旅行会社が仕入れた独自の料金設定の航空券が購入できます。
また、旅行会社を介して、手配実績データを元に、航空会社と企業契約レートを交渉する事もできます。
出張管理サービスを利用する
最近では出張管理サービスBTM（ビジネストラベルマネジメント）を導入する企業も増えてきております。
BTMとは出張業務を一元管理するサービスを指します。渡航費用や手続きを見直す事でコストを削減し、出張管理システムを用いて業務効率化を実現、リスク管理の徹底が可能となります。
BTMを導入することで、先にご紹介したコスト削減のポイントをさらに精度高く活用し、出張費用の最適化のサイクルを作ることができます。
BTM（ビジネストラベルマネジメント）を導入することで実現できること
出張管理者
出張費用の見える化やコスト管理が容易になり、予算の節約や効率的な経費精算が可能になります。 出張者の安全面やトラブル時の対応が強化され、リスク管理が向上します。
・コスト削減
・レポーティング、データ管理
・危機管理及び内部統制管理
CHECK
危機管理について詳しくはこちら
リスク管理（危機管理）
手配者
予約や手配業務が効率化され、時間と手間を節約できます。 また、緊急時の対応やサポート窓口が常設されており、安心して手配業務を行えます。
・簡単なオンライン予約
・経験豊富なオペレーターによるサポート
・旅程の共有、 渡航者のトラッキング
出張者
旅程管理が容易になり、予約やスケジュールの変更がスムーズに行えます。 また、渡航中の充実したサポートにより、安全面やトラブル時の対応も安心して任せることができ、仕事に集中できます。
・渡航中の安全をサポート
・間際の旅程変更をサポート
CHECK
渡航前・渡航中・渡航後の 主なサポート内容はこちら
オールインワンの出張手配・管理
まとめ
いかがでしたでしょうか。
海外出張旅費は様々なアプローチから最適化を図ることが可能です。
社内で少しずつ始めることも、旅行会社と連携して専門的な目線から大きな効果をもたらすこともできます。
最適化するべき事は、企業様それぞれかと思いますが、1つの指針としてご参考になれば幸いです。
