海外出張旅費の最適化～直接コストの削減～

航空券の仕組みについて

グローバル化が進むにつれ、社員の海外出張の頻度が増え、渡航費の支出を考える企業・渡航者の方が多くいらっしゃいます。
航空券の料金の仕組みを理解する事で、コスト削減につなげることが出来ます。

海外航空券は大きく分けて４つの種類があります。

出発に必要な準備

どこで買っても同じ価格？

業務渡航の利用においては、「正規割引運賃」を利用している企業様が圧倒的多いです。
この正規割引運賃は、航空会社が設定しているため、旅行会社やオンラインによる違いはないとも言えます。
言い換えるとどこで買っても同じ価格となります。

選択肢を増やすことがコスト削減につながる！？

利用したいフライト便が決まっている場合

「この日、この便に乗りたい」といった場合、単純に早めに航空券を購入することがコスト削減には効果的です。正規割引運賃は客席利用率に比例するため、予約が入れば入るほど、値段が上がるという仕組みです。 そのため、早く購入する事でより安い航空券が購入可能となります。
「早く買わなくては！」と思い、とりあえず複数の会社で仮予約を入れる方がいます。複数の重複予約は、全予約が取り消しになるのでご注意！
旅行会社やオンラインなど、航空券の予約システムは、全て航空会社につながっており、航空会社のシステムは、重複予約を見つけると、予告なく自動的にキャンセルされるようになっています。「再予約しようと思った時には、同じ料金の席が残っていなかった…」なんてことも。

到着すべき時間が決まっている場合

「日付は決まっていて、到着したい時間も決まっているが、便は決まっていない」。同じような時間帯で、複数の航空会社が就航している場合は、選択肢が増えますね。

「正規割引運賃は客席利用率に比例するため、予約が入れば入るほど、値段が上がる」とお伝えしました。
選択肢が増える＝複数の航空会社を比較する事で、空きのある航空券を見つけ、コスト削減につなげることが出来ます。

スケジュールを調整できる場合

日程や時間帯が多少前後しても良いという場合、前述に加え選択肢を増やすことができます。 あまり極端な調整はできない事も多いと思いますが、例えば「1日だけ変えて航空券を検索してみる」だけでも、航空券の料金が大幅に変わるケースもあります。

コスト削減につながる「選択肢を増やすこと」とは、便や日時などであり、問い合わせ先となるオンラインエージェントや旅行会社へ複数問い合わせする事ではありません。 先にもお伝えした通り、正規割引運賃は、航空会社が設定しているため、問い合わせ先によって料金が変わるものではないためです。

旅行会社との関係強化で、コスト削減につながる！？

「いつも同じ航空券で出張行ってるけど、安くならないのか？」
実は、旅行会社を通した手配実績データを元に、エアラインと企業契約レートを交渉する事が可能となります。

【利用航空会社】　【ボリューム】　【頻度】　【予約クラス】
旅行会社を介した契約レートの交渉は、上記のような細かいデータ収集が必要となり、複数の旅行会社を利用していると、データが散在してしまうため交渉が難しくなります。 手配窓口となる旅行会社を1社にし、蓄積した渡航データを元に契約レートを交渉する。外資系航空会社でも、交渉は可能となります。 ※渡航実績より交渉となるため、必ず成立するわけではありません。。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回のテーマ「直接コスト削減」。 最適化するべき事は、企業様それぞれかと思いますが、1つの指針としてご参考になれば幸いです。