「手配ツールを入れても管理業務が減らない…」を改善！
管理負担を削減しガバナンスを強める
データ集約という考え方

システム導入しても減らない管理者の負担

出張手配ツールを導入した企業の多くが陥る落とし穴があります。
それは、「社員の手配手続きがラクになれば、自動的に管理部門の業務も減るはずだ」という思い込みです。
確かに予約作業そのものの利便性は向上しますが、手配の手間が減ることと、その後に発生する確認や精算といった管理業務が減ることは決してイコールではありません。

手配ツールを導入した本来の目的は、単に予約作業をラクにすることだけではなかったはずです。
出張にかかるコストの実態を把握したり、社内規程をより時代に即した形へ見直したり、社内ガバナンスを強化したりといった、会社に貢献する高度な管理業務へ注力することが本来期待されていた姿です。

しかし実際には、ツールの導入後もなぜか管理者の手元から事務負担が消えず、本来取り組むべき業務に時間を割くことができないという悩ましいジレンマが生じています。 なぜ、システムを入れて手配がラクになったはずなのに、管理業務の負担は減らないのでしょうか。

約7割が「要改善・限界」と回答。手配ツール導入後も残る管理負担

「手配ツールを導入したのに管理がラクにならない」という違和感は、特定の企業だけの問題ではありません。
全国の出張管理者を対象に実施したアンケート調査のうち、会社指定の出張手配システムを利用している企業における出張管理の実態を見てみると、「【要改善】すぐにシステム導入やルール変更をしたい（38.5%）」「【限界】今のやり方ではもう回らない（34.6%）」を合わせ、実に約7割が現在の運用に改善の必要性や限界を感じていることが分かります。

海外出張における出張手配方法で、
会社指定の出張手配システムから各自で手配している企業の課題の深刻度は、
現在どの段階ですか？
（全体：100%）

ツールを導入すれば自動的に管理負担が解消されるわけではないという事実が、数値からも示されています。

なぜこうしたギャップが生まれるのでしょうか。
その要因の1つとして、システムを導入している企業であっても、半数近く（46.4%）の企業が出張データを最終的にExcel等で手動管理しているという実態があります。

海外出張における出張手配方法と出張に関するデータはどのように管理されていますか？
（n=141）

出張業務に関わるシステムや手配経路が複数にまたがっているため、関連データが各所に分散してしまっています。結果として、それらを集約・突合するために結局手作業が発生してしまっていると言えます。

では、現場ではどのような業務が負担になっているのでしょうか。
社内の出張業務において「特に非効率」と感じるプロセスの第1位は「精算（47.2%）」、第2位は「承認（36.7%）」となっています。

あなたの立場から見て、社内の出張業務で「特に非効率」だと感じるのはどこですか？
（複数回答 / n=411）

予約そのものの作業よりも、その前後に発生する承認や精算、それに伴う確認フローに大きなボトルネックが存在しているのです。

なぜ、これほど多くの企業が出張管理に限界を感じ、手動管理を行わざるを得ないのでしょうか。
調査によると、運用に改善の必要性や限界を感じている企業ほど、次のような管理業務において課題感を抱えていることが分かりました。

「手配ツール化」が招く管理負担

これらの結果が示しているのは、単なる業務の煩雑さではありません。
「今のやり方では回らない」「すぐにシステム導入やルールの変更をしたい」と危機感を抱いている企業ほど、出張コストの把握や適正性の検証といった、管理者の高度な分析業務に負荷を感じているということです。

では、なぜシステムを導入したはずの企業で、こうした業務負荷が残り続けてしまうのでしょうか。
その原因は、導入したシステムが本来目指していた「全体の管理基盤」としてではなく、単なる「手配ツール」として運用されてしまっていることにあります。
具体的には、以下の3つの構造的な要因が複雑に絡み合っています。

手配作業を楽にすることには貢献しても、そこから発生するデータが精算や承認フローと連動せず、バラバラに管理されている点にあります。結果として、現場の予約情報はシステム上にしかなく、それを管理者が手作業で突き合わせるという二重の手間が発生してしまっているのです。

これらの要因が積み重なった結果、システムは本来あるべき「データ集約ハブ」として機能せず、「予約だけを行うツール」という限定的な役割に留まってしまいます。
結果として、現場の予約がどれほど便利になっても、管理側の事務負担は一向に軽くならないという「ジレンマ」から抜け出せないのです。

「バラバラな管理」のままでは、どれだけシステム上の予約が楽になっても、管理業務の全体像を把握することはできません。
予約データが社内に散らばったままで、一箇所で管理できていないという実態こそが、まさに「構造的な課題」であり、この状態が続く限り、会社として本当に必要な適正管理は実現できないのです。

データ集約による業務プロセスの改善へ

この構造的な課題を打破し、導入時に目指していた管理状態を実現するには、システムの運用設計そのものを見直す必要があります。
ツールを単なる「予約するための場所」で終わらせず「すべての出張データを一箇所に集める『ハブ』」へと見直していくことが求められます。
例外手配・システム外予約・精算データも含め、社内のあらゆる情報がそのハブに集約される運用ルールと設計を構築するのです。

システムをハブとして機能させることで、業務プロセスに次のような改善がもたらされます。

管理負担とガバナンス強化を両立させるために

業務負担を軽減したいと期待してツールを導入したものの、実態としては予約作業にしか活用できておらず、管理業務の効率化という本来の目的達成まで至っていないというジレンマを抱える企業様も多く見受けられます。

この課題を解決するためには、出張手配ツールを単なる「予約手段」として使うのではなく、例外対応や精算データも含めて全ての出張情報を1箇所に集約する「ハブ」として運用することが重要です。

出張データを1箇所に集約する仕組みへと切り替えることで、不毛なデータ照合や手作業を削減できるだけでなく、実勢価格の可視化や規程違反の早期発見といった「ガバナンス強化」が実現します。
「手配作業の効率化」で満足するのではなく、本来の目的である「管理の適正化・ガバナンス強化」へと運用を立ち返らせることが、出張管理業務のボトルネックを解消する有効なアプローチとなります。

バラバラなデータを1箇所に！
「出張管理の一元化」を実現する仕組み