企業イベントの実施が決まったら企画・運営は
自社 or 外注 ？

自社で企画・運営のメリット・デメリット

メリット

コストを削減できる

イベント会社に依頼するよりもコストを抑えることが可能です。ただし、社内の人員やリソースを使うため、それらのコストは考慮する必要があります。

フレキシブルに動ける

イベント会社とのやり取りが不要になるため、イベントの企画から運営はもちろんのこと、急な変更や調整が発生した際も、スピーディーかつ柔軟に対応することができます。

社内にノウハウが蓄積される

イベント運営のノウハウを社内に蓄積することができます。将来的に同様のイベントを行う際に役立つだけでなく、社員のスキルアップや成功したイベントの経験や失敗から別のイベントなどに活かすことができます。

デメリット

スタッフのイベント参加制限と業務遅延の可能性がある

運営に携わるスタッフは、準備や進行、後片付けなどに膨大な時間を割く必要があり、当日はほとんどイベントに参加することができません。さらに、運営に関わる社員が多い場合、イベント実施前の準備段階で通常の業務が滞る可能性もあります。

イベント案が尽きてしまう

イベントを企画・運営する場合、マンネリ化しないよう常に新鮮なアイデアを考え出すことが求められます。自社での実施の場合、アイデアが枯渇してしまう可能性があり、イベントの質や参加者の満足度を下げる要因となり得ます。

リスク管理が難しい

参加者の安全管理だけではなく、天候による影響、キャンセルなどのイレギュラー対応が必要になった際、自社運営では対応が難しい場合があったりとリスク管理をするのは大きな負担となります。

外注に依頼するメリット・デメリット

メリット

時間の節約や社員の業務負担を軽減出来る

イベントの企画・運営は専門的な知識や経験、膨大な時間と労力が必要なことから、社員の業務負担となることもあります。その為外注に依頼することで、担当社員は他の業務に集中することができます。

目的や予算に合わせたイベント内容を提案してくれる

「社内コミュニケーションを活性化させたい」「会社の理念を浸透させたい」などのイベントの目的に沿った企画提案が可能です。様々なイベントのノウハウを元に、予算内で実現可能な企画や新たな視点でのアイデアを提供してくれるため、より魅力的で効果的なイベントを実現することができます。

高品質なイベントが実現する

イベント運営会社は、多くのイベントを手掛けてきた経験と専門的な知識を持っています。その為、効果的なイベントを企画・運営することが可能です。クオリティが高いイベントを実施することで参加者の満足度、エンゲージメントが高まります。

人員不足でも実施が可能

イベント会社側で、企画から運営、後片付けまでを、人員確保も含め依頼することができます。その為、イベントに充てられる人員が少ないという場合でも開催をすることが可能です。

デメリット

対応スピードが遅くなる

企業の選定や相見積もり、また選定した後も外注先とのコミュニケーションが発生するため、自社で実施するよりもスピード感が遅くなる可能性があります。特に、急な変更や追加が発生した場合の対応も、自社での実施より遅くなってしまうことがあります。

ノウハウの蓄積が難しい

外注すると、イベント運営のノウハウや経験が社内に蓄積されにくく、次回以降に同様のイベントを実施する際に知識や経験を生かすことができない可能性が懸念されます。

追加コストがかかる

依頼する内容や業務量によって外注先に支払う金額が変わりますが、自社での実施と比較すると追加でかかるコストとなります。その為、外注を検討する際には予算をしっかりと把握し、それに見合ったサービスを提供してくれる業者を選ぶことが重要です。

外注を検討するタイミングはどんなとき？

イベント企画が思いつかない

常に新鮮なアイデアを取り入れたイベントを実施し続けるというのは、社内のリソースだけでは枯渇してくることもございます。このような場合、外部の専門家に依頼することで、新たな視点やアイデアを得ることができます。

運営に割けるスタッフが限られている

社内の人員が限られている場合、イベント運営に必要な人員を確保することが難しいです。その場合は、外注先に当日運営も依頼することが可能なため、運営人員を確保することができます。

社内にノウハウがない

実施頻度が低い周年イベントなどでは、前任者がいないため社内にノウハウがない場合も多いかと思います。ノウハウがない状況での実施は社員にも大きな負担をかける可能性があります。そのような場合、プロの手を借りてスムーズに企画運営を行うことも検討してみてください。

開催規模が変化した

イベント規模によって運営に必要なノウハウが異なります。参加人数が大幅に変化した場合、ノウハウがない中で社内実施を試みて失敗したということにならないよう、一度外注に依頼することを検討してみてもよいでしょう。

外注先を選定する際に気を付ける事

実績・経験

過去にどのようなイベントを成功させてきたか、その実績を確認して選定しましょう。イベントの要望に対応できるかどうかはとても重要です。また、経験豊富な外注先は、予期せぬトラブルへの対応もしっかりとしています。

対応規模・サポート体制

イベントの規模や内容によっては実現できないという場合があるので、事前にどのような内容を依頼したいかを明確にし、確認をしましょう。また外注先がどの程度サポートしてくれるかを確認することも重要です。具体的なサポート体制が整っていると、社内の負担を軽減し、イベントの成功に繋がります。

予算とコストパフォーマンス

予算内で最大限の成果を出すためには、外注先のサービス内容と料金が適正であるか確認が必要です。また、安価な料金だけで選ぶとクオリティが劣る場合もあるため、実績なども確認しつつ、料金とイベント内容のバランスを見極めることが大切です。

コミュニケーション

外注先との円滑なコミュニケーションが出来るかどうかでイベントの成功を左右します。明確な意思疎通ができ、迅速に対応してくれるかどうかを確認しましょう。もし問題が発生した際の対応力にも繋がります。

アイデア力

外注先がどの程度創造的で、ユニークなアイデアを提供できるかをチェックしておくことも大切です。企画がどのような内容かにより、イベント参加者にとって記憶に残るものになるかどうかを左右します。

企業イベント過去事例

HISでは企画・手配、当日の運営など各企業の課題にあわせてトータルサポートいたします。

最後に

企業イベントの企画・運営のメリット・デメリットについて比較をさせていただきました。イベントの規模や状況に合わせて、企画運営方法も様々かと思います。それぞれの特徴を理解し、どのような体制で実施をすることが一番効果的かを考え、選択しましょう。

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