危機管理（リスク管理）
海外出張において、土日祝の緊急対応はもちろん、情報配信から渡航データによる出張者の位置把握、トラブルサポート、安否確認まで、ニーズに合った危機管理をご提案します。
「楽だから」で放置していませんか？
海外出張の「自己手配」に潜む3つのリスクと解決策
いつ・どこでも・簡単に旅行手配が可能になった昨今、出張手配においても「全て出張者に任せている」といった企業様も多いのではないでしょうか。
これは、出張者と管理者の双方にとってメリットのある方法でもありますが、一方で「コストの最適化や、危機管理の必要性は感じつつも、出張者の自由は奪いたくない...」というジレンマを抱えている管理者の声もよく耳にします。
本コラムでは、多くの企業が陥りがちな「自己手配」の落とし穴を整理し、「出張者」と「管理者」の間に生じるギャップを埋める出張管理についてご紹介いたします。
「自己手配」が選ばれる理由とその背景
近年、OTA*の普及などにより、出張者が個人で航空券やホテルの手配を行うケースが増えています。
この出張者自身が手配を行う「自己手配」は、出張者と管理者にとって、それぞれ以下のようなメリットが期待できます。
| ≪出張者≫ | ≪管理者≫ |
|---|---|
| 多忙な業務の合間でも、使い慣れた予約サイトなどで即座に予約・変更ができる | 座席位置や宿泊先の立地など、出張者への細かいこだわりの聞き取り・調整の手間が不要 |
| 自身の好みやスケジュールに合わせて、フライトや宿泊先を自由に選択することができる | 航空券の複雑なルールや各国の現地情報など、手配に伴う情報収集の手間から解放される |
| 自身で予約手配を行うことで、代理予約者とのミスコミュニケーションによる手配漏れや手配ミスを防げる | 比較サイトなどを利用し出張者に安価なプランを探してもらうことで、出張コストの最適化が期待できる |
こうした点から、この方法は、出張者と管理者の双方にメリットがある理想的な形と言えるかもしれません。
*OTA=オンライントラベルエージェント「自己手配」に潜む「隠れた」3つのリスク
しかし、一見理想的に思えるような「自己手配」の裏側には、以下の3つのリスクが潜んでいます。
①危機管理の限界
もし、海外で災害やテロなどの予測できない有事が発生した場合、「今、危険な場所に出張者が居るか否か」を瞬時に判別し、企業として即座に対応できる自信はありますか？
企業側は、搭乗日・便名・宿泊先名・位置情報を含めた情報を把握しておくことはもちろん、安否確認を行う上で誰がどのように連絡を取るかなども考えておく必要があります。
しかし、出張者個人の手配により情報が分散されると、有事が発生した際に必要になる正確な出張データを企業側が把握することが困難になります。
労働契約法第五条では、企業に対して「労働者への安全の配慮」が定められています。
これは、従業員が安全に業務を遂行できるよう企業として守るべき義務であり、出張などで海外に派遣する場合も対象になっています。
そのため、万が一出張者が現地でトラブルに巻き込まれた際に、情報の把握漏れによって企業として適切な対応ができていなかった場合、企業側は「安全配慮義務違反」を問われる危険性があります。
➁コストの不透明性
昨今、円安や燃油サーチャージの高騰、訪日旅行者による需要増などにより、以前に比べて航空券やホテルの価格が高騰しています。
出張手配においても、コストの最適化を目的とし、出張旅費規定を設けたり、より安価なものを手配するよう依頼したりする企業も多く見受けられます。
しかし、個人に手配を任せることで、予約時期や予約内容などの具体的なデータが把握・蓄積できず、出張者が手配したものが果たして最適な価格であったかの判断や、本来削減できる可能性のある部分の洗い出しが困難になります。
③ガバナンスの形骸化
出張者個人での手配によって出張データが蓄積されないことで、出張旅費規定の見直しができず実態と乖離のあるルールになってしまうなど、ガバナンスが形骸化する恐れがあります。
このように、手配が容易になり便利になった一方で、企業側での統制が機能しづらくなっています。
以上のように、自己手配は利便性に富んでいる一方、企業で把握しておくべき正確な出張データが一元管理できないことで、様々な問題が発生する可能性があります。
CHECK 労働契約法第5条
使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるように、必要な配慮をするものとする。
引用：厚生労働省｜労働契約法第5条
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「出張者」と「管理者」間のギャップを埋める出張管理とは？
前章で述べたとおり、出張者任せの手配による企業側での管理不足は、最悪の場合、企業の社会的信用の失墜に繋がるリスクも含んでいます。
こうした事態を防ぐためには、「手配先の集約」によって管理することが必要だと考えるかもしれません。
しかし、手配先を指定することで、「使いづらい」「対応が遅い」など出張者の不満を招く恐れがあります。
使い慣れた予約サイトや旅行会社を利用したいという出張者の要望が出たり、同行する取引先や招へい元が手配を行うケースもあったりと、徹底した一社購買が難しい場合があるのが現実です。
このような「出張者の利便性」と「企業の管理責任」のギャップを埋めるためのポイントは、手配先に制限をかけることではなく、「手配データを集約すること」にあります。
「自由な購買」と「データの集約」には、以下のようなメリットが期待できます。
| ≪出張者≫ | ≪管理者≫ |
|---|---|
| 最適な手配先を状況に応じて自由に選択することで、今までと変わらない利便性と快適性を実現。 | データの集約・分析により、有事の際に出張者を守る危機管理体制の構築が可能。 |
| 手配データを企業側に提供することにより、安心・安全な出張が可能。 | 無駄のない最適な手配が出来ているかを明らかにし、コスト最適化・ガバナンス強化を実現。 |
また、ここで言う「データ集約」とは、管理者が手作業で全ての出張データを集めることではありません。
管理者の負担が増えることがないよう、出張者が自由に手配しても、その裏側で自動的に一か所に情報が紐づく仕組みを整えておくことが必要です。
こうした「手配データの集約」こそが、出張者の利便性や安全性を担保しながらも、企業側の求める危機管理体制の構築、コストの最適化、ガバナンス強化を実現する鍵です。
最後に
昨今、比較的安全とされる国での事件や、航空機事故などのニュースもよく耳にするようになりました。
従業員の安全を守るため、予期せぬ事態に備えた対策の必要性も感じている一方、「出張手配先がバラバラで管理が難しい...」そんなお悩みを抱えている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
手配先を一つに絞ることが難しい場合でも、データの集約により、管理者は危機管理体制の構築やガバナンス強化といった責任を果たすことができ、同時に出張者は利便性・安全性を損なうことなく自由に手配することができます。
企業としての責任と出張者の自由を両立させるために、「データの集約」という視点から、 今一度、出張管理の体制を見直してみませんか？
