会議・コンベンションの
企画運営プロデュースグローバルな交流と感動を、オーダーメイドで実現
HISでは目的に応じオリジナリティある会場の選定から事務局運営、
宿泊や交通手配、開催までを一元化し、
効果的な会議・コンベンションをトータルプロデュースします。
HISはさまざまな会議を
サポート
HISでは、あらゆる
ビジネスイベントに対応。
多様なニーズや目的に合わせて、最適な会議運営を
サポートします。
国際会議・コンベンション
海外や多国籍の参加者が集まり、情報交換を目的とした大規模な会議で、会場選定や通訳など、国際対応が求められます。HISは世界各国に広がる独自のネットワークと豊富な実績を活かし、多言語対応や文化的配慮も含め、他社にはないグローバルなサービスで、安心かつ円滑に運営します。
キックオフミーティング
全社会議
会社の方針や目標を全社員で共有し、一体感やモチベーションを高める重要な会議です。豊富な実績を活かし、円滑なイベント運営を支援します。
オフサイトミーティング
普段のオフィスを離れ、新しい発想やチームビルディングを目的に行います。多彩な会場提案と手配力で、最適な会議を実現します。
フォーラム・シンポジウム
専門家や関係者が集まり、情報交換や発表を行う会議も、HISのネットワークとノウハウを活かし、満足度の高い運営をご提供します。
HISの強み
MICE専門スタッフによる
コンサルティング
国内外問わず、企業様の目的や課題に寄り添い、最適なプランをご提案します。
事務局運営・
トータルサポート
煩雑な運営業務を一括でサポート。参加者管理や当日の進行、振り返りまで、ご担当者様の負担を大幅に軽減します。
海外ネットワークを
活かした手配力
世界各国のネットワークで、多言語対応や文化的配慮を含め、海外ゲストにも安心してご参加いただける運営を実現します。
旅行会社ならではの
ホスピタリティ
きめ細やかな対応と心配りで、急なトラブル含め、主催者・参加者双方が安心して快適に過ごせる会議運営をサポートします。
HISのサービス一覧
会議やイベントの企画から
会場手配、当日の運営、
実施後のフォローまで、
HISがワンストップでサポート。
各工程ごとに充実したサービスで、幹事様の負担を大幅に軽減します。
| 企画・プランニング | 目的やご要望に合わせた最適な会議・イベントの企画提案 |
|---|---|
| 会場選定・手配 | 国内外の多彩な会場から最適な会場を選定・手配 |
| 交通・宿泊手配 | 参加者の移動や宿泊を一括で手配 |
| 各種印刷物制作 | 招待状、式次第、パンフレット、名札などの印刷物を制作 |
| 記念品・ノベルティ手配 | 参加者への記念品やノベルティのご提案・手配 |
| 映像・音響・配信手配 | 映像・音響機材やオンライン配信の手配、オリジナル映像制作 |
| ホームページ制作・管理 | イベントや会議専用のホームページを制作し、情報発信をサポート |
| 当日の受付・運営 | 受付業務や当日の進行管理、スタッフ手配など運営全般を担当 |
| 通訳・翻訳手配 | 国際会議向けの通訳・翻訳サービスを手配 |
| 懇親会・アクティビティ企画 | 懇親会や交流イベント、視察ツアー（エクスカーション）などの企画・運営 |
| アンケート・事後フォロー | 参加者アンケートの実施や結果集計、報告書作成、写真・映像の共有など |
会議と組み合わせて実施できる多彩なプログラム
目的やご要望に合わせて多彩なプログラムをご提案します。
会議だけでなく、参加者同士の交流や学び、組織の活性化までトータルでサポートします。
01
視察（エクスカーション）企画・手配
会議やイベントに合わせて、参加者の学びや体験を深める視察ツアーを企画・手配します。
視察（エクスカーション）の例
- ・産業施設・工場見学
- ・地元企業や研究機関の訪問
- ・歴史的建造物や観光地の見学
- ・地域の伝統文化体験
02
研修・
ワークショップの実施
スキルアップや知識習得を目的とした、実践的な研修やワークショップを企画します。
研修・ワークショップの例
- ・リーダーシップ研修
- ・リーダーシップ研修
- ・プレゼンテーション・コミュニケーション研修
- ・SDGsやダイバーシティに関するワークショップ
03
チームビルディング
イベント
参加者同士の連携やコミュニケーションを深める、体験型のプログラムを実施します。
チームビルディングイベントの例
- ・屋外アクティビティ（スポーツ大会、アウトドア体験など）
- ・謎解き・脱出ゲーム
- ・グループ対抗のミッションチャレンジ
- ・VR体験を活用した協力型ゲーム
04
交流・
ネットワーキング企画
参加者同士の交流や新たなつながりを生み出す、ネットワーキングの場を提供します。
交流・ネットワーキングの例
- ・ウェルカムパーティー・レセプション
- ・テーブルトーク
- ・名刺交換会
- ・アイスブレイクゲーム
会議・
コンベンションの事例
医療学術集会：ハイブリッド形式
International Liver Conference 2023
コロナ明けの国際学会、事務局運営～海外招聘者のサポートまで。当日はより多くの方が参加できるようハイブリット型で実施
概要
| 日程 | 2023年9月 |
|---|---|
| 会場 |
ホテルニューオータニ東京 (オンラインとのハイブリット開催) |
| 規模 | 約300名 |
| 形式 | ハイブリット |
お客様の要望や課題
- アウトソースする業者本位の運営や費用感に課題を感じていた。
HISからの提案
- 大会長様のご要望を詳しくお伺いし、それに対して最善の解決策を一緒に考え、最適な提案いたしました。
総会：ハイブリッド形式
運送会社A社
ハイブリッドイベントにて全国5ヶ所を同時中継し、全国の協力会社向け総会を開催！
会場手配、運営、配信までトータルサポート！
概要
| 会場 |
日本全国5ヶ所 (オンラインとのハイブリット開催) |
|---|---|
| 規模 | 約200名（150社） |
| 形式 | ハイブリット |
お客様の要望や課題
- 全国の会場をつなげて実施した事がなく実施自体が不安
HISからの提案
- 初めての全国5ヶ所をつなげたハイブリッドイベントも、手配から運営までHISで総合受託きるので安心して開催いただけます。
会議・コンベンション
実施までの流れ
-
お問い合わせ・ご相談
開催目的や規模、時期などをお伺いします。企画段階からのご相談も可能です。
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ヒアリング・企画設計
会議の目的や参加者属性をもとに、最適な開催形式やテーマを設計。視察や研修など、会議と組み合わせたプログラムもご提案します。
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会場・
運営プランのご提案
会場選定から宿泊・交通・演出まで、総合的なプランをご提案します。
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準備・手配
会場や機材、配信環境、資料制作など、開催に必要な手配を一括で進行します。
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当日運営サポート
受付・進行・通訳・配信など、当日の運営をHISがトータルでサポートします。
-
事後フォロー
アンケートや報告書作成、次回開催に向けた改善提案まで丁寧に対応します。
よくある質問
- 会場の選定や開催方法で迷っています。その他、開催までの準備が大変です。どこまで担当してもらえますか？
-
会場選定はもちろん、事務局運営（システム受付、交通手配、当日運営、ファシリテーション、精算業務）、当日の運営や宿泊・交通手配まで、お客様のご要望に応じて臨機応変に手配が可能です。
開催方法に関しては、リアル・オンライン・ハイブリッドなど多様化しています。企業イベントの開催方法をご紹介していますので、ぜひご確認ください。 - 参加者が意見を出しやすい、堅苦しさのない会議を実施したいです。
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アウトドアでのオープンな雰囲気での会議や、カフェやレストランを貸切りにした会議が可能です。リラックスできる環境で話し合うことにより、発言しやすい雰囲気やクリエイティブな意見が生まれやすくなります。
- 地方開催や海外開催も可能ですか？
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はい、HISでは地方開催はもちろん、海外での会議や総会にも対応可能です。全国・世界各地に広がるネットワークを活かし、会場選定から交通・宿泊、現地での運営サポートまでワンストップでご提案いたします。
ご希望のエリアや規模に合わせて最適なプランをご用意しますので、まずはお気軽にご相談ください。 - 会議・総会を実施したいのですが、何から準備すれば良いですか？
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実施時期、内容、人数、開催希望場所やエリア、開催方法、予算などご希望内容をHISにご連絡ください。詳細が未定の場合でも、HISのMICE専門チームが、目的や課題を丁寧にヒアリングさせて頂いた上で、経験と実績に基づきさまざまな角度からプランをご提案させていただきます。
詳しくは、コラム「イベント企画の進め方はどうすればいい？集客に役立つアイデアも紹介」を参考にご覧ください。 - 会議の費用はどのくらいかかりますか？
-
規模や会場、開催形式（リアル・オンライン・ハイブリッド）、参加人数、演出内容などによって大きく変わります。数十名規模の社内会議と、数百名規模の国際コンベンションでは必要な予算が異なります。HISではご要望に応じて最適なプランとお見積りをご提案しますので、まずはお気軽にご相談ください。
担当者からの一言
隔年で開催される学会において、過去の開催経験と準備のノウハウは既にお持ちでしたが、依頼していたコンベンション会社に対して違和感を感じられていました。 そのため、旅行会社ならではの視点で学会の前後の参加者や招聘者のケアを提供させていただきました。