大変だよ...社員旅行の幹事さんは

"出来る"幹事さんのマネジメント

最終更新日:2020年3月23日 / 公開日:2019年8月2日

無題ドキュメント
企画(イメージ)

社員旅行は参加する社員にとっては楽しいイベントですが、裏方の幹事さんはたくさんの業務があり、出発日が近づくにつれ、作業に追われるようになります。個人旅行とは違う事やまとめること、やるべきことが多く、とても負担が大きいですよね。
そこで今回は、「システム化で業務効率化」と「避けたい意外な落とし穴」をご紹介します。


1.システム化

参加者へのメール送信、パスポート情報などの個人情報集めやビザ申請状況の確認、部屋割り希望など、とにかく幹事さんは連絡が大変。さらに、参加者1人1人から色々な質問まで受けていたら、時間がいくらあっても足りません。

まだ、旅行前なのにもうへとへとですよね・・・
実はこのあたりの業務も旅行会社のシステムを使う事で、効率化することが出来ます。


 1-1.一斉送信

結参加者全員へCCにわざわざ入れること無くメールを送信。募集から出発まで、参加者への連絡は少なからず複数回あります。一斉送信がすぐに出来ると便利です。


 1-2.情報の一元化

旅行となると、参加者1人1人から旅行申込書を集めるだけでも大変ですよね。パスポート情報や保険加入など、個人情報にまつわる大切な情報の収集・管理が必要になります。システムを使って、幹事さんを通さず、参加者本人が直接登録してもらうができます。


 1-3.アンケート調査

参加の可否や行きたい場所、希望日程、部屋割りなど...参加者それぞれに聞いて、回答をまとめるのは、大変ですよね。システムを使えば、簡単にアンケートを取る事ができます。


 1-4.データ出力

幹事さんが把握しておきたい参加者個々の予定や部屋割りなど、システムに登録されているデータをまとめて出力し、管理することができます。


 1-5.マイページ

自由行動も多い内容ですと、参加者1人1人が別の旅程やオプショナルツアーなどを申し込む事も。幹事さんに質問することなく、個人のマイページで予約状況などを確認することが可能です。


 1-6.質問・回答

大人数の参加者みなさんが幹事さんに色々と質問してくると、それだけでも時間をとられてしまいますね。システムを使って、旅行会社へ直接質問することで、回答のスピードアップ! そして、幹事さんの時間を有効活用することが出来ます。

通常業務をこなしながらの準備は負担が多いと思います。そんな時こそ、社員旅行に適したシステムが便利。システム化することで削減できる作業があるんです。


2.意外な落とし穴

出発前に幹事さんがやる仕事はたくさんありますが、その仕事をさらに増やす可能性がある「あるある!落とし穴」を3つご紹介します。


 2-1.お部屋割

宿泊先が決まると、大体出発の1~2か月前には部屋割の提出が必要となります。 ここで、不思議と必ず相部屋希望者が合わないケースが出てきます。

“同室者希望を募った際
例(1)AさんはBさん希望、BさんはAさん希望、そしてCさんはAさん希望・・・Cさん少しかわいそうですね。通称片思いと呼んでいます。
例(2)AさんはBさん希望、BさんはCさん希望、そしてCさんはAさん希望・・・仲はよさそうですが、トライアングルになっちゃいました!通称三角関係”

こういった場合にも社員さんにお部屋の調整をお願いする必要がありますね。Cさんに連絡するのはちょっと忍びないですが、システムを使えば、旅行会社から直接ご本人にご連絡することも出来ます。


 2-2.食事割

毎日一緒に業務をしていても、意外と知らない事の多い食事のアレルギー。ただ「嫌いだから食べない」なのであればまだしも、蕎麦アレルギーなど生死に関わる可能性もあるので注意が必要!アレルギーをもつ参加者の方がいらっしゃれば、宴会などで出すメニューも事前に確認する必要があります。

宗教的な場合はもちろん、最近は食習慣から特定の肉や魚を食べない人も増えてきています。こういった食事に関する情報もシステムを使って集めておくことをお勧めします。


 2-3.キャンセル

旅行会社に見積りをした際、キャンセル期限やキャンセル料を事前に案内されるかと思いますが、幹事さんだけが把握していて参加者は知らなかった!ということがあります。是非これらの情報を参加者にもご案内しておきましょう。

ただ1人分キャンセルする……であれば、そこまで大変でないように思いますが、急に複数人のキャンセルが出ると大変。部屋割りから貸し切りバスの大きさ、食事場所まで全部やり直し!料金も変わってしまう!?なんてことも多々あります。

実際のキャンセル規定よりも少し厳しめに参加者へ伝え、幹事さんが余裕をもって取りまとめ出来るようお勧めします


まとめ

・システム化
システム化出来ることは、利用した方が断然効率が上がります。どんなシステムを持っているのか、旅行会社に聞いてみましょう。意外と知らなかった便利なシステムが使えることがあります。

・落とし穴
起こりうる問題を知ることで、リスクマネジメントが出来ます。あるあるな落とし穴は3つ [部屋割り] [食事] [キャンセル]

是非、次回計画される際は参考にしてください。

いかがでしたでしょうか?
当社では、さまざまな要素を踏まえてお客様のニーズを捉えた提案をさせていただきますので、団体旅行・グループ旅行などを検討される際は、どうぞお気軽にお問合せください。

無題ドキュメント
お問合せはこちら
社員旅行・グループ旅行・修学旅行・MICE関連など  ご相談・お問い合わせ
×CLOSE