海外出張の管理

「海外出張が増えてきているので、出張管理をしたい」という声をよく耳にします。
そこで今回は海外出張管理をするにあたり押さえるべき3つのポイントをご紹介します。

手配フローの管理

海外出張の際、「手配フロー」は、決まっていますか?
前回の「直接コストの削減」でも触れさせていただきましたが、ほとんどの海外出張では正規割引運賃(PEX航空券)を利用するため、旅行会社による価格差はなく、どこで購入しても同じと言えます。
 >「直接コストの削減」記事はこちら
その上で、複数の旅行会社による相見積もりや手配をするフローは、以下のような問題も考えられます。

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・ばらばらのタイミングで見積りが戻ってくるため、すぐに予約依頼ができず、その間に航空券の価格が変動するリスクがある
・複数の旅行会社やオンラインなどを利用していると、それぞれから請求書が発行されるため、それを処理する管理部門の手間が増える
・出張動向の全体を把握することが難しくなる

出張管理は、短期的ではなく長期的なスパンで見据えることが必要です。
そして直接コストだけではなく間接コストも考慮した手配フローにすることが求められます。

データ管理

出張データが一元管理されているか

出張データが管理されると、出張全体の動向を把握することができ、それをもとにした対策を講じることができます。出張データが一元管理されているかがポイントとなります。
それでは、データとして必要な情報とはどういった項目があるのでしょうか?
参考までに基本的な項目をご案内いたします。

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出張者名前 | 出発空港 | 到着空港 | 出発日 | 帰国日 | 目的地(都市) | 目的地(国) | 利用航空会社 | 座席クラス(エコノミー・ビジネス・ファーストなど) | 予約クラス(Y,B,H,Mなどのブッキングクラス) | 予約日 | 発券日 | チケット券面

このようなデータをいつでも引き出せる状態が望ましいと言えます。
これらを元に、上記に述べた手配フローの見直しやコスト削減へ向けた対策が可能です。

危機管理

労働契約法では、明確に使用者に対して、労働者の安全配慮義務を規定しています。

【労働契約法5条本文】
使用者は、労働契約に伴い、労働者がその生命、身体等の安全を確保しつつ労働することができるように、必要な配慮をするものとする。

【厚生労働省通達(H24.8.10)】
使用者は、労働契約に特段の根拠規定がなくとも、労働契約上の付随的義務として当然に安全配慮義務を負う。 「生命、身体等の安全」には、心身の健康もふくまれるものであること。 「必要な配慮」とは、一律に定まるものではなく、使用者に特定の措置を求めるものではないが、労働者の職種、労務内容、労働提供場所等の具体的な状況に応じて、必要な配慮をすることが求められるものであること。

したがって、出張管理をするにあたり、危機管理についても考慮する必要があります。
安全配慮義務は下記2つの内容を総合的に判断されます。

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予見可能性

海外出張の業務命令を下す時点で、危険な事態が発生する可能性を事前に認識出来たかどうか。これは、日本と比較して治安の悪い国や、自然災害のリスクが高い国を把握し、それらの国への渡航に関する管理が必要となります。

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結果回避可能性

・出張者の位置情報を把握することができる体制であるか
・有事の際に、最速で適切な指示が出せるプロが常駐しているか
・有事の際に、現地で適切な対応がとれるスタッフが常駐しているか
これが全てではありませんが、上記のような点を一定程度満たす危機管理体制を敷く必要があるのではないでしょうか。

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ポイントを踏まえたご提案

以上、海外出張管理の押さえるべき3つのポイントをご紹介させていただきました。 エイチ・アイ・エスでは、これら3つのポイントを踏まえたご提案が可能となりますので、ご要望ございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。

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