【危機管理コラム③】全ては情報戦。情報を制するものが出張を制す

危険情報・渡航情報は足りている？

出張開始前、渡航先の情報収集が必要かと思いますが、テレビのニュースでは日本にいる日本人に関心のあるニュースしか放送されておらず、出張者が必要な渡航先の都市の細かい情報はなかなか入手できません。

ネットニュースで調べれば出てくるものもありますが、ニュースで重要なのは即時性と正確性です。その正確性の部分において、ネットでは信憑性の薄いニュースがまだまだ多いです。

コロナ禍ではとくに、最新情報は日々変わります。例えば、「今上海に渡航したい人が必要な情報」と、「明日上海に渡航したい人が必要な情報が変わっている」ということが往々にして発生しています。個別に渡航目的なども念頭に置いた上で、「どうすれば渡航できるか」「現地のリアルな感染情報や危険情報はどうなっているか」という点を、ご自身で調べることはとても難しいのが現実です。

どうやって従業員に伝えるのか

また、得た情報を従業員にどのように伝えていくかも大切です。 「管理者が情報を収集し出張者へメールで配信」「収集した情報を所定のポータルのような掲示板に格納している」というルールを設けている企業様もいらっしゃると思います。 しかし、このような周知方法だけでは、不十分なのです。

メール配信型の企業様の場合

出張者は通常業務に必要なメールの中に、注意喚起のメールが埋もれてしまい「読まない」ということは容易に想像できます。日々お忙しいご出張者の方ですので、一見業務に関係のないメールを飛ばしてしまう気持ちはお察しします。
出張者が危機に巻き込まれた際に、管理者としては「メールで注意喚起してたのに…」となり、一方で出張者は「メールなんか読んでないからちゃんと周知してくれてれば…」という状況が発生してしまいます。メールを読んでいない出張者が悪いようにも思えますが、発信しただけであとは自己責任ですよ、という管理者のスタンスも、改善すべき点でしょう。

「ポータルに情報を格納している」という企業様の場合

社内の環境からは閲覧できても、外部の端末からその情報にアクセスできますか？ 出張者がそのポータルの存在をしっかり認知していますか？
常に最新の情報にアップデートされていますか？ ポータルに情報を格納している企業様の場合、この３つの問いかけすべてに「はい」と答えられることで、始めて運用が成り立ちます。

まとめ

以上のように、一方通行になりがちな周知方法では不十分です。 情報は常に最新のものがいつでもどこからでも確認できるようにしておく必要があり、正確性、必要性、速報性の観点から、トラベル危機管理のプロが収集・配信している情報が必要です。