出張管理システム"HIS BTM Portal"の導入で管理者・出張者ともに業務効率がアップ
＜スカパーＪＳＡＴ株式会社様＞
出張管理システムHIS BTM Portalの導入に至るまでの経緯、
導入後の効果をお伺いしました。
BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは、出張関連業務を一元管理するサービスを指します。
渡航費用や手続きの全体像を分析・見直すことでコストを削減し、システム化により業務効率化を実現、リスク管理の徹底を行います。
また、定期的な報告・改善提案を実施し、継続的な出張管理を支援します。
出張者の渡航中サポートはもちろん、予約代行者や管理者にとっても利便性向上に繋がります。
登録ユーザー数10万人超！※2023年12月現在
出張管理システム
"HIS BTM Portal"
出張の申請から経費精算まで出張にかかわる業務を一貫して対応可能なシステムです。
出張規定や出張費用などの見える化を実現でき、ガバナンス強化や出張間接コストのムダ削減に貢献します。
企業規模や業種にかかわらず、あらゆる企業様にご利用いただける、出張管理システムです。
お客様のご要望に合わせて最適なツールをご提案いたします。出張ではオンライン予約サイトのご利用で、スムーズな手配が可能です。
なによりご出張者様の利便性向上を追求したシステムです。
海外オンライン予約サイト：HIS BTM Portal、HRS
国内オンライン予約サイト：ANA Biz、じゃらんコーポレートサービス、JALオンライン、ビジネスえきねっと
主な機能
| オンライン予約 | 海外出張の飛行機やホテル、国内出張の飛行機やホテル、鉄道のオンライン予約が可能です。 企業契約レートにも対応しており、HIS BTM Portalひとつで海外・国内出張の手配が可能です。 |
|---|---|
| 手配情報の集約 | オンライン手配したチケットも、オフラインでオペレーターに依頼したチケットもマイページで確認できます。 手配情報を集約することで、出張中の旅程管理や経費精算などの業務効率に役立ちます。 |
| ポリシーコントロール | 海外航空券のエリア別上限金額や搭乗クラス、海外ホテルの1泊あたりの上限金額など、企業様にあわせた出張規定の設定が可能です。出張者は規定を確認することなく予約可能です。 |
| 出張申請・承認 | 出張申請・承認機能を実装しております。役職に紐づく承認フローを採用しており、人事異動などで承認者が変更になった場合もスムーズに対応できます。 |
| 危機管理 | HISが提供する危機管理システム（WhereNOW!?）とたびれじ（外務省が提供する安全情報配信サービス）へ 渡航データを連携することで有事の際のリスクマネジメントをサポートします。 |
| 経費精算システムとのデータ連携 | 経費精算システムとのデータ連携により、HISで手配した出張経費の精算業務の効率化が実現できます。 経費に関する間接業務の削減にもつながります。 |
| スマートフォン対応 | 外出先からでもスマートフォンで操作可能です。時間を気にせず24時間オンライン予約・出張旅程の確認ができます。 |
その他の機能
・人事データの自動連携（HULFT-WebConnect）でプロファイルのメンテナンスを簡素化できます。
・インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応した請求書の出力が可能です。
・利用実績レポートを活用して出張動向を分析、企業様にとって最適なBTMソリューションをご提案します。
出張業務を一元管理！便利な出張管理ツール「HIS BTM Portal」
出張コスト最適化についての
企業様のお悩み
出張に行く社員に負担をかけたくないが、
コスト削減や見直しはしたい
現行の旅行会社とコンサルティングサービスの比較をしたい
コスト削減はしたいが、管理者サイドの業務はこれ以上増やせない
コストは下げたいけど
現状の把握に時間がかかる
意思決定に必要なデータ分析に
スピードが求められる
コスト削減方法を知っていてもそれが
正しいのか自信がない
HISが解決します!
お客様が達成したい目標に向けて、ご状況を応じたコスト最適化プランを専門チームが考えます。
定期的な報告と提案を実施し、継続的な出張管理を支援します。
ビジネストラベル
マネジメントサイクル
一定の期間で蓄積された貴社渡航データをHISの購買実績（約6,000社）に基づいて分析し、分析結果をもとに出張ポリシーの改善提案を行います。決定されたポリシーの運用を遵守するよう、管理セクションの方々と定期的に検証し、購買自体を管理・統制していきます。
また出張経費を直接削減するべく、航空会社に対して分析結果に応じた交渉をさせていただきます。
これにより、会社の内部と外部の二方向から経費の削減が可能となります。
導入メリット
旅行者に対して
出張がスマートになる
予約だけでなく渡航中のサポートも充実。外出先からの予約、旅程の管理、フライト遅延連絡などをサポートし仕事に集中できる環境を提供します。
渡航中の安全をサポート
現地の危険情報、感染症情報を収集し、必要に応じて迅速かつ正確な情報を発信します。緊急時も安全性が担保された宿泊施設等を手配します。
間際の旅程変更をサポート
急な出張変更や乗り遅れなどのトラブルについても、エアポートアシスタンスや24時間サポートなどサポート窓口を常設しています。
秘書や手配代行者に対して
簡単な
オンライン予約
操作性に優れたオンライン予約システムで、旅程検索や予約が直感的に行えます。場所や時間にとらわれない出張予約が可能です。
経験豊富な
オペレーター
手配については経験豊富なオペレーターがサポート。複雑化する情報の中でも、安全で確実な手配が実現可能です。
旅程の共有、
渡航者の
トラッキング
旅程は出張者にもメールで自動共有、さらにはトラッキングも可能。出張者に起こり得るリスクを連携して低下させていきます。
管理者に対して
コスト削減のポイント
現在、公示運賃利用が中心のため旅行会社による航空券の価格差はなくなってきています。出張費削減に有効な選択を取るためには、手配オーダーフローや精算手続きの統一による効率化と最適航空券選択がコスト削減の重要な要素となっています。
レポーティング、データ管理
単なる渡航データの集計だけではなく、渡航者の購買行動の可視化からサプライヤーとの交渉の基礎データの作成まで、目的に応じたデータ分析を提供しています。旅行プログラムをあらゆる角度から見直し、効率化を実現するソリューションを提供しています。
出張コスト最適化の
コンサルティング
データマネジメントのサービスモデル
1.ヒアリング
・経営課題や業務等のヒアリングを実施
・経営計画から項目毎に達成目標を設定
2.データ分析
・データ収集とデータ分析を実施
・出張に関わるデータを多角的に分析
3.結果報告
・現状把握と経営目標に対する分析を実施
・購買傾向の分析や逸失削減額をご提示
4.業務改善提案
・企業様毎の課題に合った改善提案を実施
・企業契約交渉の代行とどのように運用すれば、目標達成できるかをご提案
5.オペレーション
・改善提案に沿った出張手配まわりのオペレーションを実施
・工数のかかる業務をHISへアウトソースして最適化と業務効率化の実現を支援
データの可視化・
気づき・対策のご提案
貴社の出張データを分かりやすく可視化し、改善ポイントをお伝えします。
貴社の風土に合った運用を検討し、無理のないコスト削減プランをご提案します。
※以下のチャート内の数値は実際のものとは異なります
よくある質問
- BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは何ですか？
-
BTM（ビジネストラベルマネジメント）とは、出張業務を一元管理するサービスを指します。渡航費用や手続きを見直す事でコストを削減し、出張管理システムを用いて業務効率化を実現、リスク管理の徹底を行います。
- BTM（ビジネストラベルマネジメント）を契約することで、出張者はどのようなサポートを受けられますか。
-
航空券やホテルの手配はもちろん、面倒なビザ手配では申請書類の作成・代理申請なども承ります。滞在先で万が一、病気や怪我をされた場合は、世界各地に広がるグローバルネットワークを活用し、日本語で24時間サポートします。その他、渡航前・渡航中・渡航後を通して様々なサービスをご提供します。詳しくは。出張包括契約の主なサポート・サービス一覧でご確認ください。
- 出張時の渡航先の情報が知りたいです。
-
海外出張先として人気のある方面の渡航情報、基本情報等をご提供しています。海外出張に役立つ各国情報をご確認ください。その他、出張先に関するご不明点に関しては、お気軽にお問い合わせください。
